Kipoint offre diversi servizi di gestione documentale comprendenti:
Questi servizi sono erogati attraverso l’utilizzo di una macchina multifunzione e di attrezzature specifiche di ultima generazione che garantiscono elevate prestazioni, affidabilità e vantaggi per il Punto Vendita.
I vantaggi derivanti dall’utilizzo di una macchina multifunzione di ultima generazione sono:
- Massimizzazione della produttività grazie al multitasking
- Alta velocità di stampa ed elevata risoluzione garantiscono per ogni documento una qualità superiore allo standard richiesto dalla Clientela
- Migliore gestione possibile dello spazio a disposizione grazie al design modulare ed innovativo
- Facilità di utilizzo grazie all’ampio ed intuitivo pannello di controllo LCD.
I servizi di gestione documentale oltre ad arricchire l’offerta della stampa digitale, garantiscono soluzioni avanzate per la scansione, l’archiviazione e il riconoscimento ottico di documenti.
Scansione dei documenti
La scansione dei documenti permette di trasformare i documenti cartacei in documenti elettronici nei più comuni formati per la visione dei documenti. Si realizza con le medesime modalità operative delle fotocopie, ed è rivolta a tutti coloro che in possesso di un documento cartaceo vogliano usufruire dei vantaggi di trasformarlo in formato elettronico.
Questo servizio oltre ad essere strettamente correlato con il servizio di archiviazione, può essere venduto in accoppiata al servizio del Mailing: a tutte le persone che si presentano con il testo di una comunicazione da inviare a più indirizzi, si potrà facilmente catturare il testo e trasformarlo in elettronico per poi allegarlo al servizio di Mailing.
Archiviazione
E’ lo strumento più moderno ed economico per la gestione degli archivi.
Tra i servizi di informatica, di particolare spessore, è da considerare la possibilità di gestire elettronicamente i tradizionali documenti cartacei. Ogni azienda è ormai intasata da documenti il più delle volte di difficile archiviazione e quindi con ridotte possibilità di essere gestiti. L'archiviazione ottica dei documenti si presta quale unica vera soluzione a tale problema. Con l'automazione degli uffici, la massima efficienza si realizza nel poter ottenere in ogni momento su un supporto ottico (CD) tutti i documenti di un'azienda con la possibilità di ricerca e gestione elementare (stampa, riproduzione, visualizzazione). La gestione dello spazio e delle informazioni senza dubbio è il problema di tutte le aziende e gli enti.
Il risparmio sicuramente più significativo per il cliente e immediatamente rilevabile è legato allo spazio fisico e ai relativi costi. L'archiviazione ottica permette, anche per i casi in cui la conservazione del documento cartaceo è ancora ritenuta irrinunciabile, di soddisfare tutte le necessità di consultazione e riproduzione senza dover ricorrere all'originale. I documenti vengono memorizzati una volta sola e successivamente sono ricercati attraverso delle parole chiave abbinate ai documenti archiviati.
I Kipoint sono dei punti di riferimento per la clientela anche per quanto riguarda l'esigenze di archiviazione documentale. Sarà infatti possibile, ad esempio per lo studio commercialista, dare al Kipoint l'intero archivio cartaceo di pratiche e documenti vari. Il Kipoint restituirà al cliente l'archivio in formato elettronico, sia su supporto magnetico che via internet tramite un sito dedicato che, di fatto, diverrà "l'archivio virtuale" accessibile sia per consultazione che per modifica in ogni momento con rapidità e semplicità.
Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)
Con un software dedicato abbinato alla macchina multifunzione, attraverso semplici passaggi, si trasforma il documento cartaceo in documento elettronico editabile con i più comuni software di elaborazione del testo (Word), garantendo al cliente un risparmio assoluto sui tempi ed i costi di elaborazione del testo cartaceo in testo elettronico.
Fotocopie B/N e colori
Con la macchina multifunzione il Punto Vendita ha la possibilità di fotocopiare in bianco e nero ed a colori, con elevati standard di qualità che la tecnologia garantisce.
Invio e ricezione Fax
Il servizio fax consiste nella possibilità di inviare e ricevere documenti in formato A4 via fax in tutto il mondo; come ricordato a proposito del servizio di domiciliazione postale il servizio di trasmissione fax è complementare a tutti gli altri servizi che caratterizzano il Kipoint come un centro servizi evoluto.